MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MANAJEMEN

Manajemen adalah Ilmu dan Seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

PERANAN MANAJEMEN

1. Peran Interpersonal

Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;

– Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.

– Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.

– Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

2. Peran Informasi

Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;

– Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.

– Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.

– Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.

3. Peran Pengambil Keputusan

Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;

– Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.

– Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.

– Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.

– Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

  1. Manajemen Kuno

Mesir (piramid) and China (Tembok Besar China)                                                                        Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang

  1. Adam Smith

Mempublikasi “The Wealth of Nations” pd tahun 1776                                                              Pendukung  konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja

  1. Revolusi Industri

Mengganti tenaga manusia dg tenaga mesin                                                                         Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan  manajemen.

Manajemen Ilmiah

Fredrick Winslow Taylor “Bapak” manajemen ilmiah                                                        Publikasi: Principles of Scientific Management (1911)

  1. Teori Manajemen Ilmiah

Menggunakan metoda ilmiah untuk menentukan “satu cara terbaik” untuk suatu tugas:                                                                                                      Menempatkan orang yg tepat pd pekerjaan tertentu dg perlengkapan dan alat yg tepat.                                                                                                               Memiliki metoda standar untuk melakukan pekerjaan.                              Menyediakan insentif ekonomi kpd pekerja.

5 Prinsip Manajemen Taylor :

1.Mengembangkan sains bagi setiap elemen kerja individu, yang akan mengganti metoda rule-of-thumb yg lama.

2.Memilih kemudian melatih, mengajar, dan mengembangkan pekerja secara ilmiah.

3.Bekerjasama secara tulus dg pekerja demi menjamin semua pekerjaan yg dilakukan sesuai dg prinsip-prinsip ilmiah yg telah   dikembangkan.

4.Membagi kerja dan tanggungjawab secara sama antara manajemen dan pekerja.

5.Manajemen mengambil alih seluruh pekerjaan pada saat hal itu lebih layak dilakukan ketimbang para pekerja.

Teori Administrasi Umum

Henri Fayol

Percaya bahwa praktik manajemen beda dari fungsi-fungsi organisasi (seperti: produksi, SDM, pemasaran, atau fungsi lainnya)

Mengembangkan prinsip-prinsip (14 prinsip organisasi) manajemen yg dapat diaplikasikan di segala situasi organisasi.

14 Prinsip Manajemen ala Fayol :

1.Pembagian kerja

2.Kewenangan

3.Disiplin

4.Kesatuan komando

5.Kesatuan arah

6.Mengutamakan kepentingan organisasi daripada kepentingan individu

7.Remunerasi

8.Sentralisasi

9.Rantai Skalar

10.Tatanan

11.Kesamaan

12.Stabilitas personalia

13.Initiatif

14.Semangat kebersamaan.

FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi fungsi manajemen dapat diringkas menjadi empat fungsi dasar dan paling penting:

1. Merencanakan:

  • Fungsi ini mencakup menetapkan sasaran, menetapkan strateji, dan menyusun rencana untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan untuk mencapai sasaran.

2. Mengorganisasi:

  • Fungsi ini mencakup menentukan apa yang perlu dilakukan, bagaimana cara melakukan, dan siapa yang harus melakukan, dan siapa melapor kepada siapa.

3. Memimpin:

  • Tugas manajemen adalah bekerja dan melalui orang lain, fungsinya adalah mengarahkan dan memotivasi, mempengaruhi dan individu atau tim untuk bekerja, memilih saluran komunikasi yang efektif atau menyelesaikan konflik

4. Mengendalikan:

  • Fungsi ini untuk menjamin sesuatu berjalan sebagaimana mestinya dengan memantau dan menilai kinerja denganmembandungkan kinerja aktual dengan sasaran yang yang telah ditetapkan.

Fungsi-fungsi penting manjaemen tersebut di atas bertujuan untuk menghasilkan pencapaian tujuan yang dinyatakan oleh organisasi.

PROSES MANAJEMEN

Merupakan serangkaian keputusan dan kegiatan kerja seorang manajer sewaktu merancang, mengatur, atau menorganisasi, memimpin atau melaksanakan kegiatan usaha dan mengnendalikan usahanya. Setiap waktu manajer itu melakukan pekerjaan pengelolaan usahanya, kegiatan para pebisnis itu seringkali dilakukan secara terus menerus tiada henti yakni dalam suatu proses.

CIRI-CIRI MANAJEMEN

1.      Mengetahui yang diharapkan darinya

Yang pertama-tama menunjukkan seorang manajer adalah manajer profesional atau bukan adalah apakah ia tahu yang diharapkan oleh perusahaan darinya. Bagaimana caranya untuk mengetahui? Tentunya dengna menanyakan kepada calon atasannya diperusahaan tersebut dan lepada seluruh jajaran pimpinan lainnya. Ini yang oleh rekan-rekan kita orang pemasaran disebut “berorientasi pada kebutuhan konsumen”! Seorang manajer sumber daya manusia atau manajer apapun yang merasa dirinya termasuk kategori profesional akan selalu melakukan hal yang sama sebelum menerima sebuah tawaran posisi. Ini adalah salah satu ciri khusus yang membedakan seorang manajer profesional dan yang bukan.

2.      Memiliki kemampuan yang “mumpuni”

Yang harus “diketahui” dan “bisa dilakukan” oleh seseorang yang disebut profesional tentunya harus mencapai tingkatan yang jauh lebih tinggi daripada mereka yang termasuk kelompok amatir atau yang biasa-biasa saja. Seorang petinju profesional lebih tahu banyak tentang strategi bertinju dan berlaga untuk sepuluh ronde. Seorang petinju amatir hanya berlaga untuk tiga ronde! Dengan kata lain, seorang profesional harus mempunyai kemampuan yang “mumpuni” ada aspek lain yang tidak kalah pentingnya dengan kemampuan, yaitu sikap mental yang akan dijelaskan kemudian.

3.      Mengetahui “harga-nya” sendiri

Seorang manajer profesional sadar betul bahwa “ia” pengetahuannya, dan keahliannya mempunyai “harga” tertentu sesuai dengan harga pasarannya. Seorang manajer profesional akan mencapai suatu tingkatan dimana ia tidak lagi dalam posisi melamar pekerjaan tetapi ia yang akan dilamar. Manajer profesional yang mencapai tingkatan ini akan mengetahui “harga” yang melekat padanya. Ia tidak lagi akan pusing dengan job grade (golongan atau kelas) dari jabatan yang didudukinya tapi yang penting untuknya adalah apakah “rupiah-nya” kompetitif atau tidak. Di Indonesia sudah banyak yang mencapai tingkatan seperti itu.

Persyaratan Kompetensi Manajemen Sumber Daya Manusia Profesional

Profil kompetensi seorang manajer/direktur sumber daya manusia profesional dapat digambarkan dibawah ini. Elemen-elemen kompetensi akan dibagi dalam empat kelompok, yaitu: “Pengetahuan inti” (core knowledges); Pengetahuan ekonomi, Bisnis dan sosial; keterampilan probadi; serta sistem nilai dan sikap. Dalam menjelaskan profil kompetensi ini, penulis menggunakan kode-kode yang dijelaskan dibawah ini sebagai tingkat dari penguasaan pengetahuan dan keterampilan.

  • (Apresiasi)     =      mempunyai pengetahuan yang cukup untuk melibatkan diri        dalam percakapan yang “cerdas” sehingga manajer sumber daya manusia tidak dijadikan “kambing congek”.
  •  (Praktisi)    =      bisa menggunakannya atau melakukannya sebagai bagian dari tugas/pekerjaannya sehari-hari.
  •  (Expert)     =      mencapai tingkatan ahli! Ia bukan hanya mempraktekkan dalam pekerjaannya tapi juga bisa/mampu mengajar orang lain dan bisa menjadi nara sumber bagi orang lain.

 

KETRAMPILAN MANAJEMEN YANG DI BUTUHKAN

1.Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

4.Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

5.Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

ORGANISASI

Organisasi merupakan suatu proses dari kegiatan yang tersusun atas interaksi orang-orang di dalamnya untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi diringkas dalam tiga elemen utama adalah sebagai berikut:

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

PEMTINGNYA MENGENAL ORGANISASI

Secara langsung ataupun tidak langsung kita sering menjumpai organisasi-organisasi, bahkan turut ambil bagian dalam penyelenggaraan organisasi tersebut. Sebagai contoh kita (sebagai salah satu ciri dari makhluk sosial) selalu berkaitan dan diakrabkan dengan organisasi-organisasi, mulai dari tim olah raga (organisasi sosial), kelompok keagaamaan, kelompok belajar (komunitas), dan sebagainya.

Perusahaan kecil, dalam fungsi pengorganisasian sederhana, contohnya adalah toko kelontong. Interaksi yang terjadi dalam organisasi tersebut adalah manajer-pemilik toko mempekerjakan beberapa orang; melayani pembeli, membersihkan, mengatur barang, serta menjaga toko.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Organisasi memiliki beberapa bentuk adalah sebagai berikut:

  1. Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikalantara atasan dan bawahan. Organisasi ini memiliki ciri:

– Jumlah karyawannya yang sedikit.

– Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana.

– Sarana dan alatnya terbatas.

– Relasi atasan dan bawahan bersifat langsung.

– Pada bentuk lini perusahaan perseorangan, pemilik perusahaannya adalah top manager.

  1. Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dapat dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Organisasi ini memiliki ciri:

–  Organisasi relatif kecil.

– Terdapat kelompok kerja staf ahli.

– Terdapat spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.

– Ada kejelasan target yang hendak dicapai.

– Terdapat pengawasan ketat.

  1. Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagiandibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu ataupejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat kearsipan, keuangan, ataupun personel. Organisasi ini memiliki ciri:

– Relasi atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.

– Jumlah karyawan yang relatif  banyak.

– Organisasinya cukup  besar.

– Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan. Adanya spesialisasi, yaitu Personel   Lini dan Personel Staff.

  1. Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu dan sebagian lagi dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap, selanjutnya diserahkan kepada kepala bagian. Organisasi ini memiliki ciri:

– Tidak nampak pembedaan tugas pokok dan bantuan.

– Terdapat spesialisasi praktis pada pejabat fungsional.

– Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

  1. Organisasi Matrik (Organisasi Manajemen Proyek)

Merupakan organisasi yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian. Dari kegiatan perusahaan dikumpulkan kembali untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

  1. Organisasi Komite

Dalam organisasi ini, tugas kepemimpinan dan tugas lainnya dilaksanakan secara kolektif (bersama) oleh kelompok pejabat, yang merupakan komite/ dewan (board) dengan plurasticmanagement. Organisasi ini terdiri dari Executive Committe (Pimpinan Komite yang anggotanya mempunyai wewenang lini) dan Staff Committe (yang anggotanya hanya mempunyai wewenang staf).

KETRAMPILAN MANAJEMEN YANG DI BUTUHKAN

Ketrampilan yang dibutuhkan dalam manajemen dibagi atas kategori hubungan, seperti;

  • Hubungan antar Pribadi terdiri dari:

a. Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis yang diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.

b. Pemimpin (Leader)

Pemimpin bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait

c. Penghubung (Liaison)

Penghubung sebaiknya dapat memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang secara langsung atau tidak langsung dapat memberikan dukungan dan informasi.

  • Hubungan dengan Informasi terdiri dari:

a. Pemantau (Monitor)

Pemantau berkewajiban sebagai pusat saraf informasi baik internal dan eksternal yang berkaitan dengan organisasi.

b. Penyebar (Dissiminator)

Penyebar berkewajiban untuk meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota-anggota lain dalam organisasi.

c. Jurubicara (Spokesperson)

Jurubicara berkewajiban untuk meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil yang dicapai oleh organisasi.

  • Hubungan dengan Pengambilan Keputusan terdiri dari:

a. Wirausaha (Entrepreneur)

Sikap kewirausahaan diperlukan dalam encari kesempatan (celah) dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikan” untuk menimbulkan perubahan sehingga dapat meningkatkan organisasi.

b. Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab atas tindakan, yang korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan/ atau berada dalam    keadaan genting (urget).

c. Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Dalam mengatur (managing) diperlukan rasa tanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi yang ada dan dipergunakan, sehingga tidak terjadi manipulasi sumber daya yang tidak bertanggung jawab..

d. Perunding (Negotiator)

Dalam mengatur (managing) juga penting untuk mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama yang dapat meliputi kerjasama.

  1. Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

SEBAB KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN ORGANISASI

  • · Faktor intern: faktor yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Faktor ini dapat meliputi pemimpin dalam organisasi, pekerja (staf), cara pengaturan dan pengembangan organisasi, dan sebagainya.
  • · Faktor ekstern: faktor yang berasal dari luar yang kerap kali ikut mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi.

REFERENSI

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://id.wikipedia.org/wiki/Prinsip_manajemen

http://moebsmart.co.cc/sesi-5

http://ocw.gunadarma.ac.id/manajemen-dan-organisasi

http://www.galerimangboyan.co.cc/2010/01/definisi-dan-pengertian-manajemen.html

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s